営業部 Google ドライブ

Google ドライブには、業務に用いるファイル（例えば、提案資料、チラシ、顧客に提出する資料、ダウンロードした資料、議事録など）を格納します。

Google ドライブの運用方針

1. 最上位のフォルダーから順にフォルダーをたどることで、目的のファイルにたどりつけるよう、フォルダー構成とフォルダー名は分かりやすく体系的なものとします。
2. フォルダー構成は、階層が深くなりすぎないように留意し、適宜整理します。
3. フォルダー名には、ナンバリングを活用します（例：01_管理、02_プロダクト 等）
4. 作成したファイルは、必ず所定のフォルダー内に保存します。ファイルを体系的に管理し、見つけやすいものとするため、個人ドライブにファイルを作成して、そのリンクで共有することは避けてください。
5. 複数の場所に同一の資料を保存すると、どれが最新版か分からなくなるため、同一のファイルは１か所にのみ保存し、必要に応じてショートカットを活用します。
6. 共通のマスターファイルをベースに個別の顧客向け資料を作成した場合、時点更新した数値や他の顧客にも使用できる資料は、マスターファイルにも追加します。これにより、顧客向け資料を作成する場合は、常にマスターファイルをベースに作成することが可能となります。
7. 終了した案件のフォルダーや不要になったファイルなどは、各フォルダーに「!Archive」というフォルダーを作成し、その中に移動させます。

Google ドライブの使用開始

営業部のファイルは、全て「営業部」フォルダーに保存されています。マイドライブに営業部フォルダーを追加してください。

Google ドライブの構成

• 営業部
• 01_管理
• 02_プロダクト
• 03_マーケティング
• 04_顧客・案件
  • 顧客名
  • 年度_案件名

フォルダー名	内容
01_管理	営業部全体の管理に関する資料で、目標管理（KPIなど）、議事録などを保存します。
02_プロダクト	自社の製品や、ジオロニアで取り扱う他社の製品に関する資料を保存します。
03_マーケティング	リード（見込み客）を獲得するまでの活動に関する資料を保存します。具体的には、イベント、セミナー、広告、協議会への参加などの資料をここに保存します。
04_顧客・案件	マーケティングから引き継がれ、見積書・プロポーザルを提出したり、NDA(秘密保持契約)を締結したりするなど具体化したものを顧客別・案件別に整理して保存します。具体的には、見積書、仕様書、カスタマイズしたプレゼン資料、顧客から受領した資料などをここに保存します。なお、締結済み契約書については、このフォルダーには保存せず、LegalForceで管理します。
04_顧客・案件/顧客名	Geolonia の直接のお客様の場合には自治体名、会社名をフォルダー名にします。得意先（ジオロニアの直接の契約先）と納入先（最終的な製品・サービスの利用者）が異なる場合は、得意先_納入先のようにアンダーバーでつないで併記します。
04_顧客・案件/顧客名/年度(R◯)_案件名	顧客に複数のプロジェクトがある場合には、年度名と案件名フォルダーを作成して整理します。